Hướng dẫn chi tiết quá trình mua hàng tại doanh nghiệp từ A đến Z

Facebook

#khotieudung
Nội dung chính
0,0
Rated 0 out of 5
0 out of 5 stars (based on 0 reviews)
Excellent0%
Very good0%
Average0%
Poor0%
Terrible0%
Hướng dẫn chi tiết quá trình mua hàng tại doanh nghiệp từ A đến Z

Giới thiệu

Mua hàng là một trong những hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp, bởi vì nó liên quan đến việc cung cấp nguyên liệu, vật tư, thiết bị, và dịch vụ cho doanh nghiệp để hoạt động và phát triển. Quá trình mua hàng tại doanh nghiệp không đơn giản chỉ là việc chọn và mua hàng hóa từ nhà cung cấp, mà còn bao gồm nhiều bước khác nhau, từ việc xác định nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng, nhận hàng, thanh toán, cho đến kiểm tra và đánh giá nhà cung cấp. Mỗi bước trong quá trình mua hàng đều có vai trò và ý nghĩa quan trọng, và cần được thực hiện một cách có kế hoạch, có trách nhiệm, và có hiệu quả. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước trong quá trình mua hàng tại doanh nghiệp, để bạn có thể áp dụng vào thực tế và nâng cao năng lực mua hàng của doanh nghiệp.

Các bước mua hàng tại doanh nghiệp

Bước 1: Xác định nhu cầu mua hàng

Bước đầu tiên trong quá trình mua hàng là xác định nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp. Nhu cầu mua hàng có thể phát sinh từ các nguồn khác nhau, như kế hoạch sản xuất, kế hoạch kinh doanh, yêu cầu của khách hàng, hoặc do hết hàng tồn kho. Để xác định nhu cầu mua hàng, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau:

  • Phân tích nhu cầu mua hàng: Đây là việc xác định loại, số lượng, thời gian và địa điểm cần mua hàng. Doanh nghiệp cần dựa vào các dữ liệu như lịch sử mua hàng, dự báo nhu cầu, kế hoạch sản xuất, kế hoạch kinh doanh, đơn đặt hàng của khách hàng, tồn kho hiện tại, và các yếu tố bên ngoài như thị trường, cạnh tranh, pháp luật, môi trường, để phân tích nhu cầu mua hàng một cách chính xác và hợp lý.
  • Lập kế hoạch mua hàng: Đây là việc xác định nguồn ngân sách, phương thức mua hàng, tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp, và quy trình mua hàng. Doanh nghiệp cần dựa vào các nguyên tắc như tiết kiệm chi phí, đảm bảo chất lượng, tối ưu hóa thời gian, và tăng cường hợp tác, để lập kế hoạch mua hàng một cách hiệu quả và phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
  • Lập phiếu yêu cầu mua hàng: Đây là việc ghi nhận các thông tin cơ bản về nhu cầu mua hàng, như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, người yêu cầu, người duyệt, và người thực hiện. Phiếu yêu cầu mua hàng là tài liệu chính thức để bắt đầu quá trình mua hàng, và cần được lưu trữ và theo dõi một cách cẩn thận.
Hướng dẫn chi tiết quá trình mua hàng tại doanh nghiệp từ A đến Z

Hướng dẫn chi tiết quá trình mua hàng tại doanh nghiệp từ A đến Z

Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp

Bước thứ hai trong quá trình mua hàng là lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu và tiêu chí của doanh nghiệp. Lựa chọn nhà cung cấp là một quyết định quan trọng, bởi vì nó ảnh hưởng đến chất lượng, giá cả, thời gian, và dịch vụ của hàng hóa mà doanh nghiệp mua. Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau:

  • Tìm kiếm nhà cung cấp: Đây là việc tìm ra các nhà cung cấp có khả năng cung cấp hàng hóa mà doanh nghiệp cần mua. Doanh nghiệp có thể sử dụng các nguồn thông tin khác nhau, như danh bạ, internet, triển lãm, hội chợ, quảng cáo, giới thiệu, để tìm kiếm nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, kinh nghiệm, và đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng, giá cả, thời gian, và dịch vụ.
  • Đánh giá nhà cung cấp: Đây là việc so sánh và đánh giá các nhà cung cấp đã tìm được, dựa trên các tiêu chí đã đặt ra trong kế hoạch mua hàng. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp khác nhau, như bảng đánh giá, phân tích SWOT, phân tích chi phí-lợi ích, để đánh giá nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp có điểm số cao nhất, hoặc có thể đàm phán để cải thiện các điều kiện mua hàng.
  • Lựa chọn nhà cung cấp: Đây là việc quyết định chọn nhà cung cấp nào để mua hàng, dựa trên kết quả đánh giá và đàm phán. Doanh nghiệp cần thông báo cho nhà cung cấp đã chọn, và gửi yêu cầu báo giá chi tiết về hàng hóa mà doanh nghiệp cần mua. Doanh nghiệp cũng cần thông báo cho các nhà cung cấp không được chọn, và cảm ơn họ vì đã tham gia vào quá trình lựa chọn nhà cung cấp.

Bước 3: Đặt hàng

Bước thứ ba trong quá trình mua hàng là đặt hàng với nhà cung cấp đã chọn. Đặt hàng là một hoạt động chính thức và có giá trị pháp lý, bởi vì nó tạo ra một hợp đồng mua bán hàng hóa giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Để đặt hàng, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau:

  • Lập đơn đặt hàng: Đây là việc ghi nhận các thông tin chi tiết về hàng hóa mà doanh nghiệp muốn mua, như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán, điều khoản và điều kiện mua bán, và các yêu cầu khác. Đơn đặt hàng là tài liệu có giá trị pháp lý, và cần được
  • Gửi đơn đặt hàng: Đây là việc gửi đơn đặt hàng đã lập cho nhà cung cấp, bằng các phương tiện như fax, email, thư, điện thoại, hoặc trực tiếp. Doanh nghiệp cần gửi đơn đặt hàng một cách kịp thời, rõ ràng, và chính xác, để đảm bảo nhà cung cấp nhận được và xử lý đơn đặt hàng một cách nhanh chóng và chính xác.
  • Xác nhận đơn đặt hàng: Đây là việc nhận xác nhận từ nhà cung cấp về việc họ đã nhận được và chấp nhận đơn đặt hàng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần kiểm tra xác nhận đơn đặt hàng có đúng với đơn đặt hàng đã gửi hay không, và có thể yêu cầu nhà cung cấp sửa đổi hoặc hủy đơn đặt hàng nếu có sai sót hoặc thay đổi.
Hướng dẫn chi tiết quá trình mua hàng tại doanh nghiệp từ A đến Z 1

Hướng dẫn chi tiết quá trình mua hàng tại doanh nghiệp từ A đến Z

Bước 4: Nhận hàng

Bước thứ tư trong quá trình mua hàng là nhận hàng từ nhà cung cấp. Nhận hàng là một hoạt động quan trọng, bởi vì nó ảnh hưởng đến việc kiểm soát chất lượng, số lượng, và thời gian của hàng hóa mà doanh nghiệp mua. Để nhận hàng, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau:

  • Theo dõi đơn hàng: Đây là việc theo dõi tình trạng và tiến độ của đơn hàng, từ khi gửi đơn đặt hàng cho đến khi nhận được hàng hóa. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phương tiện như internet, điện thoại, email, để liên lạc với nhà cung cấp và cập nhật thông tin về đơn hàng. Doanh nghiệp cần theo dõi đơn hàng một cách chủ động và thường xuyên, để đảm bảo nhà cung cấp giao hàng đúng hẹn và đúng yêu cầu.
  • Kiểm tra hàng hóa: Đây là việc kiểm tra chất lượng, số lượng, và thời gian của hàng hóa khi nhận được từ nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần sử dụng các phương pháp như kiểm tra ngẫu nhiên, kiểm tra toàn bộ, kiểm tra theo tiêu chuẩn, để kiểm tra hàng hóa. Doanh nghiệp cần kiểm tra hàng hóa một cách kỹ lưỡng và nghiêm túc, để phát hiện và xử lý kịp thời các lỗi hoặc sai sót của hàng hóa.
  • Nhập kho hàng hóa: Đây là việc nhập hàng hóa vào kho của doanh nghiệp, sau khi đã kiểm tra và chấp nhận hàng hóa. Doanh nghiệp cần sử dụng các hệ thống như mã vạch, máy tính, để nhập kho hàng hóa một cách tự động và chính xác. Doanh nghiệp cần nhập kho hàng hóa một cách nhanh chóng và an toàn, để tránh mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa.

Bước 5: Thanh toán

Bước thứ năm trong quá trình mua hàng là thanh toán cho nhà cung cấp. Thanh toán là một hoạt động tài chính, bởi vì nó ảnh hưởng đến ngân sách, lưu chuyển tiền tệ, và mối quan hệ của doanh nghiệp với nhà cung cấp. Để thanh toán, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau:

  • Lập hóa đơn: Đây là việc ghi nhận các thông tin về giá trị của hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua từ nhà cung cấp, như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, thuế, và các khoản phụ thu. Hóa đơn là tài liệu có giá trị pháp lý, và cần được lập một cách chính xác và đầy đủ, để phục vụ cho việc thanh toán và kế toán.
  • Kiểm tra hóa đơn: Đây là việc kiểm tra hóa đơn có đúng với đơn đặt hàng, đơn giao hàng, và phiếu nhập kho hay không, và có thể yêu cầu nhà cung cấp sửa đổi hoặc hủy hóa đơn nếu có sai sót hoặc bất hợp lý.
  • Thực hiện thanh toán: Đây là việc thực hiện việc chuyển tiền cho nhà cung cấp, theo phương thức và thời hạn đã thỏa thuận trong đơn đặt hàng. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phương thức như tiền mặt, chuyển khoản, séc, thẻ tín dụng, để thực hiện thanh toán. Doanh nghiệp cần thực hiện thanh toán một cách đúng hẹn và đúng số tiền, để duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp.

Bước 6: Kiểm tra và đánh giá nhà cung cấp

Bước thứ sáu và cuối cùng trong quá trình mua hàng là kiểm tra và đánh giá nhà cung cấp. Kiểm tra và đánh giá nhà cung cấp là một hoạt động liên tục và hệ thống, bởi vì nó ảnh hưởng đến việc cải tiến và phát triển quá trình mua hàng của doanh nghiệp. Để kiểm tra và đánh giá nhà cung cấp, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau:

  • Thu thập thông tin: Đây là việc thu thập các thông tin về hiệu suất và hành vi của nhà cung cấp trong quá trình mua hàng, như chất lượng, giá cả, thời gian, dịch vụ, thái độ, và các vấn đề phát sinh. Doanh nghiệp có thể sử dụng các nguồn thông tin khác nhau, như báo cáo, phiếu kiểm tra, phiếu đánh giá, khảo sát, phản hồi, để thu thập thông tin.
  • Phân tích thông tin: Đây là việc phân tích các thông tin đã thu thập, để đánh giá mức độ hài lòng, mức độ đáp ứng, và mức độ đóng góp của nhà cung cấp đối với doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp như phân tích số liệu, phân tích chất lượng, phân tích giá trị, để phân tích thông tin.
  • Đưa ra kết luận: Đây là việc đưa ra kết luận về nhà cung cấp, dựa trên kết quả phân tích thông tin. Doanh nghiệp có thể đưa ra các kết luận như nhà cung cấp có đáp ứng được các yêu cầu và tiêu chí của doanh nghiệp hay không, nhà cung cấp có làm hài lòng doanh nghiệp hay không, nhà cung cấp có cần cải thiện hay không, và nhà cung cấp có nên tiếp tục hợp tác với doanh nghiệp hay không.
  • Phản hồi cho nhà cung cấp: Đây là việc phản hồi cho nhà cung cấp về kết quả kiểm tra và đánh giá của doanh nghiệp, bằng các phương tiện như email, thư, điện thoại, hoặc trực tiếp. Doanh nghiệp cần phản hồi cho nhà cung cấp một cách kịp thời, trung thực, và lịch sự, để ghi nhận những điểm mạnh, những điểm yếu, và những đề nghị cải thiện của nhà cung cấp. Doanh nghiệp cũng cần cảm ơn nhà cung cấp vì đã cung cấp hàng hóa cho doanh nghiệp, và bày tỏ mong muốn hợp tác lâu dài với nhà cung cấp.

Kết luận

Quá trình mua hàng tại doanh nghiệp là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp, cũng như sự hợp tác giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Do đó, để thực hiện quá trình mua hàng một cách thành công, doanh nghiệp cần có một hệ thống quản lý mua hàng hiện đại, khoa học, và minh bạch, cũng như một đội ngũ nhân viên mua hàng chuyên nghiệp, năng động, và sáng tạo. Chúng tôi hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện quá trình mua hàng tại doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Xem thêm bài viết Kiến thức & Kinh nghiệm

Vì sao chọn Khotieudung.com

Là website chuyên cung cấp sản phẩm & dụng cụ thiết bị chính hãng hổ trợ tốt nhất, Khotieudung Vietnam cung cấp thông tin chính xác và hữu ích với mức giá tốt tới khách hàng. Với tiêu chí: MUA HÀNG TẠI KHO – THOẢI MÁI MUA SẮM – LUÔN CÓ GIÁ TỐT

Tham gia cộng đồng Khotieudung Online để nhận ưu đãi cũng như kiến thức mua sắm tiêu dùng thông mình nhé!

Khotieudung.com với đội ngũ tư vấn chuyên sâu về kỹ thuật giúp bạn chọn được sản phẩm đúng nhu cầu.

Hotline tư vấn mua hàng: 0396 08 23 23 – 0777 85 25 88 (Zalo).

Với tiêu chí: MUA HÀNG TẠI KHO – THOẢI MÁI MUA SẮM – LUÔN CÓ GIÁ TỐT

Hãy để lại câu hỏi bên dưới nhé!

There are no reviews yet. Be the first one to write one.

Main Menu

Tư Vấn & Báo Giá