Các yêu cầu về chứng từ trong quá trình mua hàng tại doanh nghiệp 2023

Facebook

#khotieudung
Nội dung chính
0,0
Rated 0 out of 5
0 out of 5 stars (based on 0 reviews)
Excellent0%
Very good0%
Average0%
Poor0%
Terrible0%
Các yêu cầu về chứng từ trong quá trình mua hàng tại doanh nghiệp

Các yêu cầu về chứng từ trong quá trình mua hàng tại doanh nghiệp

Giới thiệu

Chứng từ là những văn bản có giá trị pháp lý, ghi nhận các hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Chứng từ có vai trò quan trọng trong quá trình mua hàng của doanh nghiệp, vì chúng là cơ sở để kiểm tra, thanh toán, kế toán và quản lý hàng hóa. Các yêu cầu về chứng từ trong quá trình mua hàng tại doanh nghiệp phụ thuộc vào loại hình kinh doanh, quy mô hoạt động, phương thức mua hàng và các quy định của pháp luật. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày các yêu cầu về chứng từ trong quá trình mua hàng tại doanh nghiệp theo các nội dung sau:

  • Các loại chứng từ thường gặp trong quá trình mua hàng
  • Các yếu tố cần có của một chứng từ hợp lệ
  • Các nguyên tắc lập và lưu trữ chứng từ
  • Các lợi ích và khó khăn khi sử dụng chứng từ điện tử

Xem thêm bài viết Kiến thức & Kinh nghiệm

Các loại chứng từ thường gặp trong quá trình mua hàng

Trong quá trình mua hàng, doanh nghiệp thường phải sử dụng các loại chứng từ sau:

  • Đơn đặt hàng: Là chứng từ doanh nghiệp gửi cho nhà cung cấp để yêu cầu mua hàng, ghi rõ số lượng, giá cả, điều kiện giao nhận và thanh toán. Đơn đặt hàng có thể được lập bằng văn bản hoặc điện tử.
  • Hợp đồng mua bán hàng hóa: Là chứng từ do hai bên doanh nghiệp và nhà cung cấp ký kết để xác nhận việc mua bán hàng hóa, ghi rõ các điều khoản và điều kiện liên quan. Hợp đồng mua bán hàng hóa có thể được lập bằng văn bản hoặc điện tử.
  • Phiếu nhập kho: Là chứng từ doanh nghiệp lập khi nhận hàng hóa từ nhà cung cấp, ghi rõ ngày nhập kho, số lượng, giá trị và nguồn gốc của hàng hóa. Phiếu nhập kho có thể được lập bằng văn bản hoặc điện tử.
  • Hóa đơn GTGT: Là chứng từ do nhà cung cấp lập khi bán hàng hóa cho doanh nghiệp, ghi rõ thông tin của hai bên, số lượng, giá trị và thuế giá trị gia tăng (GTGT) của hàng hóa. Hóa đơn GTGT có thể được lập bằng văn bản hoặc điện tử.
  • Phiếu chi: Là chứng từ doanh nghiệp lập khi thanh toán tiền cho nhà cung cấp, ghi rõ ngày chi, số tiền, lý do chi và người nhận tiền. Phiếu chi có thể được lập bằng văn bản hoặc điện tử.

Các yếu tố cần có của một chứng từ hợp lệ

Để một chứng từ được coi là hợp lệ, nó phải có đủ các yếu tố sau:

  • Số hiệu: Là dãy số hoặc ký tự được gán cho mỗi chứng từ để phân biệt với các chứng từ khác. Số hiệu của chứng từ phải được ghi rõ và đồng nhất trên bản gốc và bản sao.
  • Ngày tháng: Là thời điểm lập chứng từ, được ghi theo định dạng ngày/tháng/năm. Ngày tháng của chứng từ phải được ghi rõ và đồng nhất trên bản gốc và bản sao.
  • Nội dung: Là phần trình bày các thông tin liên quan đến hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của hai bên, số lượng, giá trị, thuế và các điều khoản khác của hàng hóa. Nội dung của chứng từ phải được ghi rõ, rành mạch và trung thực.
  • Chữ ký: Là phần xác nhận sự đồng ý của người lập và người kiểm tra chứng từ. Chữ ký của chứng từ phải được ghi rõ và đồng nhất trên bản gốc và bản sao. Chữ ký có thể được thực hiện bằng tay hoặc bằng điện tử.
  • Con dấu: Là phần xác nhận danh tính và uy tín của doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp. Dấu của chứng từ phải được đóng rõ và đồng nhất trên bản gốc và bản sao. Dấu có thể là dấu công ty, dấu mộc hoặc dấu điện tử.

Các nguyên tắc lập và lưu trữ chứng từ

Để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch của chứng từ trong quá trình mua hàng, doanh nghiệp cần tuân theo các nguyên tắc sau khi lập và lưu trữ chứng từ:

  • Lập đầy đủ: Doanh nghiệp phải lập đầy đủ các loại chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng, không được bỏ sót hoặc thiếu sót.
  • Lập kịp thời: Doanh nghiệp phải lập chứng từ ngay sau khi có sự kiện kinh tế, tài chính xảy ra, không được kéo dài hoặc sửa đổi sau thời hạn quy định.
  • Lập chính xác: Doanh nghiệp phải lập chứng từ theo đúng quy cách và quy chuẩn, không được sai sót hoặc gian lận.
  • Lưu trữ an toàn: Doanh nghiệp phải lưu trữ chứng từ trong điều kiện bảo vệ tốt, không để mất mát hoặc hư hỏng.

Các lợi ích và khó khăn khi sử dụng chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử là chứng từ được lập, trao đổi, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, có giá trị pháp lý tương đương với chứng từ văn bản. Chứng từ điện tử có nhiều lợi ích nhưng cũng gặp một số khó khăn khi sử dụng trong quá trình mua hàng của doanh nghiệp.

Các lợi ích

  • Tiết kiệm chi phí: Chứng từ điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cho việc in ấn, vận chuyển, lưu trữ và quản lý chứng từ văn bản. Theo một nghiên cứu của Hiệp hội Thương mại Điện tử Việt Nam (VECOM), chi phí cho mỗi hóa đơn điện tử chỉ khoảng 1.000 đồng, trong khi chi phí cho mỗi hóa đơn văn bản là 11.000 đồng.
  • Nâng cao hiệu quả: Chứng từ điện tử giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả trong việc lập, trao đổi, kiểm tra, thanh toán và kế toán chứng từ. Chứng từ điện tử có thể được gửi và nhận nhanh chóng, không bị mất mát hoặc sai sót, dễ dàng tra cứu và thống kê. Theo một nghiên cứu của Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD), việc sử dụng hóa đơn điện tử có thể giảm thời gian xử lý hóa đơn từ 23 ngày xuống còn 5 ngày.
  • Bảo vệ môi trường: Chứng từ điện tử giúp doanh nghiệp bảo vệ môi trường bằng cách giảm lượng giấy tiêu thụ và khí thải carbon. Theo một nghiên cứu của Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD), việc sử dụng hóa đơn điện tử có thể tiết kiệm được 1,2 tấn giấy và 2 tấn carbon cho mỗi triệu hóa đơn.

Các khó khăn

  • Thiếu hạ tầng kỹ thuật: Chứng từ điện tử yêu cầu doanh nghiệp phải có hạ tầng kỹ thuật như máy tính, internet, phần mềm để lập, gửi, nhận và quản lý chứng từ. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ điều kiện để đầu tư và duy trì hạ tầng kỹ thuật này. Theo số liệu của Bộ Công Thương, chỉ có khoảng 10% doanh nghiệp Việt Nam sử dụng hóa đơn điện tử tính đến cuối năm 2022.
  • Thiếu niềm tin và thói quen: Chứng từ điện tử cần có sự tin tưởng và thay đổi thói quen của các bên liên quan trong quá trình mua hàng. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp nào cũng tin tưởng vào giá trị pháp lý và tính bảo mật của chứng từ điện tử. Nhiều doanh nghiệp và nhà cung cấp vẫn quen với việc sử dụng chứng từ văn bản và không muốn chuyển sang chứng từ điện tử. Theo một khảo sát của Hiệp hội Thương mại Điện tử Việt Nam (VECOM), 40% doanh nghiệp cho rằng việc sử dụng hóa đơn điện tử gặp khó khăn do thiếu niềm tin và thói quen của khách hàng.
  • Thiếu quy định và hỗ trợ: Chứng từ điện tử cần có quy định và hỗ trợ từ phía nhà nước và các tổ chức liên quan để phát triển và áp dụng. Tuy nhiên, hiện nay, các quy định về chứng từ điện tử còn thiếu sót, chưa thống nhất và cập nhật. Các doanh nghiệp cũng chưa được hỗ trợ đầy đủ về kỹ thuật, tài chính và tư vấn khi sử dụng chứng từ điện tử. Theo một báo cáo của Ngân hàng Thế giới (WB), Việt Nam cần hoàn thiện các quy định về chứng từ điện tử, tăng cường hỗ trợ cho doanh nghiệp và thúc đẩy sự hợp tác giữa các bên liên quan để phát triển chứng từ điện tử.

Kết luận

Chứng từ là những văn bản có giá trị pháp lý, ghi nhận các hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp trong quá trình mua hàng. Các yêu cầu về chứng từ trong quá trình mua hàng tại doanh nghiệp phụ thuộc vào loại hình kinh doanh, quy mô hoạt động, phương thức mua hàng và các quy định của pháp luật. Các loại chứng từ thường gặp trong quá trình mua hàng là đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán hàng hóa, phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT và phiếu chi. Một chứng từ hợp lệ phải có đủ các yếu tố như số hiệu, ngày tháng, nội dung, chữ ký và dấu ấn. Các nguyên tắc lập và lưu trữ chứng từ là lập đầy đủ, lập kịp thời, lập chính xác và lưu trữ an toàn. Chứng từ điện tử là chứng từ được lập, trao đổi, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, có nhiều lợi ích như tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả và bảo vệ môi trường, nhưng cũng gặp một số khó khăn như thiếu hạ tầng kỹ thuật, thiếu niềm tin và thói quen, thiếu quy định và hỗ trợ.

Xem thêm bài viết Kiến thức & Kinh nghiệm

Vì sao chọn Khotieudung.com

Là website chuyên cung cấp sản phẩm & dụng cụ thiết bị chính hãng hổ trợ tốt nhất, Khotieudung Vietnam cung cấp thông tin chính xác và hữu ích với mức giá tốt tới khách hàng. Với tiêu chí: MUA HÀNG TẠI KHO – THOẢI MÁI MUA SẮM – LUÔN CÓ GIÁ TỐT

Tham gia cộng đồng Khotieudung Online để nhận ưu đãi cũng như kiến thức mua sắm tiêu dùng thông mình nhé!

Khotieudung.com với đội ngũ tư vấn chuyên sâu về kỹ thuật giúp bạn chọn được sản phẩm đúng nhu cầu.

Hotline tư vấn mua hàng: 0396 08 23 23 – 0777 85 25 88 (Zalo).

Với tiêu chí: MUA HÀNG TẠI KHO – THOẢI MÁI MUA SẮM – LUÔN CÓ GIÁ TỐT

Hãy để lại câu hỏi bên dưới nhé!

There are no reviews yet. Be the first one to write one.

Main Menu

Tư Vấn & Báo Giá