Cách lập và lưu trữ chứng từ mua hàng theo quy định của pháp luật
Giới thiệu
Chứng từ mua hàng là những văn bản có giá trị pháp lý, ghi nhận các hoạt động kinh tế, tài chính liên quan đến việc mua hàng của doanh nghiệp. Chứng từ mua hàng có vai trò quan trọng trong việc kiểm soát, thanh toán, kế toán và quản lý hàng hóa. Cách lập và lưu trữ chứng từ mua hàng phải tuân theo các quy định của pháp luật, nhằm đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và chính xác của chứng từ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày cách lập và lưu trữ chứng từ mua hàng theo quy định của pháp luật theo các nội dung sau:
Các loại chứng từ mua hàng thường gặp
Các yếu tố cần có của một chứng từ mua hàng hợp lệ
Các nguyên tắc lập và lưu trữ chứng từ mua hàng
Các hình thức lập và lưu trữ chứng từ mua hàng
Cách lập và lưu trữ chứng từ mua hàng theo quy định của pháp luật
Các loại chứng từ mua hàng thường gặp
Trong quá trình mua hàng, doanh nghiệp thường phải sử dụng các loại chứng từ sau:
Đơn đặt hàng: Là chứng từ doanh nghiệp gửi cho nhà cung cấp để yêu cầu mua hàng, ghi rõ số lượng, giá cả, điều kiện giao nhận và thanh toán. Đơn đặt hàng có thể được lập bằng văn bản hoặc điện tử.
Hợp đồng mua bán hàng hóa: Là chứng từ do hai bên doanh nghiệp và nhà cung cấp ký kết để xác nhận việc mua bán hàng hóa, ghi rõ các điều khoản và điều kiện liên quan. Hợp đồng mua bán hàng hóa có thể được lập bằng văn bản hoặc điện tử.
Phiếu nhập kho: Là chứng từ doanh nghiệp lập khi nhận hàng hóa từ nhà cung cấp, ghi rõ ngày nhập kho, số lượng, giá trị và nguồn gốc của hàng hóa. Phiếu nhập kho có thể được lập bằng văn bản hoặc điện tử.
Hóa đơn GTGT: Là chứng từ do nhà cung cấp lập khi bán hàng hóa cho doanh nghiệp, ghi rõ thông tin của hai bên, số lượng, giá trị và thuế giá trị gia tăng (GTGT) của hàng hóa. Hóa đơn GTGT có thể được lập bằng văn bản hoặc điện tử.
Phiếu chi: Là chứng từ doanh nghiệp lập khi thanh toán tiền cho nhà cung cấp, ghi rõ ngày chi, số tiền, lý do chi và người nhận tiền. Phiếu chi có thể được lập bằng văn bản hoặc điện tử.
Các yếu tố cần có của một chứng từ mua hàng hợp lệ
Để một chứng từ mua hàng được coi là hợp lệ, nó phải có đủ các yếu tố sau:
Số hiệu: Là dãy số hoặc ký tự được gán cho mỗi chứng từ để phân biệt với các chứng từ khác. Số hiệu của chứng từ phải được ghi rõ và đồng nhất trên bản gốc và bản sao.
Ngày tháng: Là thời điểm lập chứng từ, được ghi theo định dạng ngày/tháng/năm. Ngày tháng của chứng từ phải được ghi rõ và đồng nhất trên bản gốc và bản sao.
Nội dung: Là phần trình bày các thông tin liên quan đến hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của hai bên, số lượng, giá trị, thuế và các điều khoản khác của hàng hóa. Nội dung của chứng từ phải được ghi rõ, rành mạch và trung thực.
Chữ ký: Là phần xác nhận sự đồng ý của người lập và người kiểm tra chứng từ. Chữ ký của chứng từ phải được ghi rõ và đồng nhất trên bản gốc và bản sao. Chữ ký có thể được thực hiện bằng tay hoặc bằng điện tử.
Dấu ấn: Là phần xác nhận danh tính và uy tín của doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp. Dấu ấn của chứng từ phải được đóng rõ và đồng nhất trên bản gốc và bản sao. Dấu ấn có thể là dấu công ty, dấu mộc hoặc dấu điện tử.
Các nguyên tắc lập và lưu trữ chứng từ mua hàng
Để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch của chứng từ mua hàng, doanh nghiệp cần tuân theo các nguyên tắc sau khi lập và lưu trữ chứng từ:
Lập đầy đủ: Doanh nghiệp phải lập đầy đủ các loại chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng, không được bỏ sót hoặc thiếu sót.
Lập kịp thời: Doanh nghiệp phải lập chứng từ ngay sau khi có sự kiện kinh tế, tài chính xảy ra, không được kéo dài hoặc sửa đổi sau thời hạn quy định.
Lập chính xác: Doanh nghiệp phải lập chứng từ theo đúng quy cách và quy chuẩn, không được sai sót hoặc gian lận.
Lưu trữ an toàn: Doanh nghiệp phải lưu trữ chứng từ trong điều kiện bảo vệ tốt, không để mất mát hoặc hư hỏng
Các hình thức lập và lưu trữ chứng từ mua hàng
Chứng từ mua hàng có thể được lập và lưu trữ theo hai hình thức chính là văn bản và điện tử. Mỗi hình thức có những đặc điểm, ưu nhược điểm và quy định riêng.
Hình thức văn bản
Hình thức văn bản là hình thức truyền thống, phổ biến và quen thuộc của chứng từ mua hàng. Chứng từ mua hàng theo hình thức văn bản được lập bằng cách viết tay hoặc in ấn trên giấy, có chữ ký và dấu ấn của các bên liên quan. Chứng từ mua hàng theo hình thức văn bản được lưu trữ bằng cách đóng gói, phân loại và cất giữ trong các tủ, kệ hoặc hộp.
Ưu điểm
Dễ dàng lập và sử dụng, không cần có hạ tầng kỹ thuật như máy tính, internet, phần mềm.
Dễ dàng kiểm tra và xác minh, không cần có chứng chỉ số hoặc mã xác thực.
Được công nhận và tin tưởng rộng rãi, không cần có sự đồng ý của các bên liên quan.
Nhược điểm
Tốn kém chi phí cho việc in ấn, vận chuyển, lưu trữ và quản lý chứng từ.
Thời gian xử lý chậm, dễ bị mất mát hoặc sai sót trong quá trình gửi nhận và kiểm tra.
Gây ô nhiễm môi trường do tiêu thụ nhiều giấy và khí thải carbon.
Quy định
Chứng từ mua hàng theo hình thức văn bản phải được lập theo các mẫu chứng từ quy định tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
Chứng từ mua hàng theo hình thức văn bản phải được lập ít nhất hai bản, trong đó bản gốc gửi cho nhà cung cấp, bản sao lưu trữ tại doanh nghiệp.
Chứng từ mua hàng theo hình thức văn bản phải được lưu trữ trong thời hạn ít nhất 10 năm kể từ ngày lập chứng từ.
Hình thức điện tử
Hình thức điện tử là hình thức hiện đại, tiên tiến và phát triển của chứng từ mua hàng. Chứng từ mua hàng theo hình thức điện tử được lập bằng cách sử dụng máy tính, internet, phần mềm, có chữ ký số và dấu ấn số của các bên liên quan. Chứng từ mua hàng theo hình thức điện tử được lưu trữ bằng cách mã hóa, sao lưu và lưu giữ trên các thiết bị điện tử hoặc đám mây.
Ưu điểm
Tiết kiệm chi phí cho việc in ấn, vận chuyển, lưu trữ và quản lý chứng từ.
Nâng cao hiệu quả trong việc lập, trao đổi, kiểm tra, thanh toán và kế toán chứng từ.
Bảo vệ môi trường bằng cách giảm lượng giấy tiêu thụ và khí thải carbon.
Nhược điểm
Khó khăn trong việc lập và sử dụng, cần có hạ tầng kỹ thuật như máy tính, internet, phần mềm.
Khó khăn trong việc kiểm tra và xác minh, cần có chứng chỉ số hoặc mã xác thực.
Thiếu công nhận và tin tưởng, cần có sự đồng ý của các bên liên quan.
Quy định
Chứng từ mua hàng theo hình thức điện tử phải được lập theo các quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ.
Chứng từ mua hàng theo hình thức điện tử phải được lập ít nhất hai bản, trong đó bản gốc gửi cho nhà cung cấp, bản sao lưu trữ tại doanh nghiệp.
Chứng từ mua hàng theo hình thức điện tử phải được lưu trữ trong thời hạn ít nhất 10 năm kể từ ngày lập chứng từ.
Cách lập và lưu trữ chứng từ mua hàng theo quy định của pháp luật
Kết luận
Chứng từ mua hàng là những văn bản có giá trị pháp lý, ghi nhận các hoạt động kinh tế, tài chính liên quan đến việc mua hàng của doanh nghiệp. Cách lập và lưu trữ chứng từ mua hàng phải tuân theo các quy định của pháp luật, nhằm đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và chính xác của chứng từ. Các loại chứng từ mua hàng thường gặp là đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán hàng hóa, phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT và phiếu chi. Một chứng từ mua hàng hợp lệ phải có đủ các yếu tố như số hiệu, ngày tháng, nội dung, chữ ký và dấu ấn. Các nguyên tắc lập và lưu trữ chứng từ mua hàng là lập đầy đủ, lập kịp thời, lập chính xác và lưu trữ an toàn. Các hình thức lập và lưu trữ chứng từ mua hàng là văn bản và điện tử. Mỗi hình thức có những đặc điểm, ưu nhược điểm và quy định riêng.
Là website chuyên cung cấp sản phẩm & dụng cụ thiết bị chính hãng hổ trợ tốt nhất, Khotieudung Vietnam cung cấp thông tin chính xác và hữu ích với mức giá tốt tới khách hàng. Với tiêu chí: MUA HÀNG TẠI KHO – THOẢI MÁI MUA SẮM – LUÔN CÓ GIÁ TỐT
